行業(yè)協(xié)同管理整體解決方案

建設(shè)背景 管理訴求

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，建筑施工行業(yè)作為國民經(jīng)濟建設(shè)的支柱產(chǎn)業(yè)之一，外部運營環(huán)境也變得復(fù)雜多變。建筑企業(yè)是以工程項目施工承包為主營業(yè)務(wù)，隨著集團化、規(guī)?；?jīng)營，施工企業(yè)跨省市施工，跨省市經(jīng)營的情況越來越普遍，存在項目分散、辦公不集中、管理半徑大的現(xiàn)狀，而且每個承包的項目涉及的第三方比較多，包括業(yè)主方、監(jiān)理方、工程分包公司、勞務(wù)分包方、設(shè)備租賃方、材料供應(yīng)商等，容易出現(xiàn)以下問題：

1、建筑企業(yè)與合作單位之間、企業(yè)內(nèi)部之間的信息共享與交換渠道不暢，大量的信息資源和應(yīng)用成果積淀在各級管理分支中，形成了一個個“信息孤島”的格局，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面對海量雜亂、正確性和時效性得不到保證的信息，難以進行科學(xué)決策？直接影響了信息資源的有效利用和再開發(fā)。

2、涉及多方合作，形成成本多樣化、材料采購與轉(zhuǎn)運協(xié)同性要求高的特點，沒有形成完善的合同管理體系，對項目收支缺乏有效實施的數(shù)據(jù)匯集，容易形成成本黑洞，體現(xiàn)在：
（1）無法及時了解項目部的成本、工程簽證結(jié)算、外欠款、資金收支等情況
（2）難以控制項目實際成本不超出目標成本和中標價？有預(yù)算無控制，項目成本目標成為空談
（3）對物資采購及分配是否合理？是否必須采購？采購的價格、采購的量是否合理？均沒有有效的數(shù)據(jù)評估支撐

3、工程進度、質(zhì)量控制難度大，工程進度及質(zhì)量直接決定了履約的程度，而在施工過程中，往往這塊是最難管的，因為項目現(xiàn)場分散，管理半徑大、監(jiān)督難，等待督促、回復(fù)、匯報、開會等現(xiàn)象普遍存在，項目管理過程容易出現(xiàn)工作脫節(jié)、信息不對稱，容易造成工程進度與質(zhì)量問題引起的糾紛和返工等，將直接影響項目的成本，并影響客戶口碑。

因此，越來越多的施工企業(yè)迫切希望借助信息化對公司內(nèi)部協(xié)同業(yè)務(wù)、分子公司和各工程項目進行垂直管理。

  • 1、推行企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化、自動化化工作平臺辦公模式，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部流程標準化管理落地、提高總部與分子公司之間、各部門之間業(yè)務(wù)協(xié)同工作效率，做到過程透明化管理；
  • 2、利用信息化系統(tǒng)工具，從業(yè)務(wù)流程分析，包含項目立項、項目基本信息管理、投標管理、證件管理、合同履約管理、資金控制、項目施工日志、項目竣工驗收、項目文檔管理等等全過程各項業(yè)務(wù)，在過程控制上真正實現(xiàn)項目動態(tài)控制，對進度/質(zhì)量/收益進行全面跟蹤和動態(tài)預(yù)測，解決項目現(xiàn)場分散，管理半徑大、監(jiān)督難的問題，最終為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的項目領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控平臺，便于領(lǐng)導(dǎo)一站式統(tǒng)覽全局；
  • 3、以綜合計劃執(zhí)行管理為核心組織建立成體系的項目計劃、執(zhí)行、檢查、預(yù)警相關(guān)控制程序，杜絕超付現(xiàn)象和變更黑洞；
  • 4、建立報表體系，輔助匯總分析項目數(shù)據(jù)，為項目決策人隨時提供多方位的價值評估和風險分析；有效的項目成本控制應(yīng)該從合同管理開始，利用合同管理、資金管理實現(xiàn)對收支監(jiān)控的電子化和自動化，有效控制項目成本；
    • 解決方案整體架構(gòu)
    方案價值
    自定義搭建
    匯高顧問團隊除標準化OA應(yīng)用外，還將為建筑行業(yè)客戶提供現(xiàn)場業(yè)務(wù)需求調(diào)研梳理及確認工作，旨在通過業(yè)務(wù)調(diào)研把項目管理流程及管理關(guān)鍵點梳理清楚，然后嚴格按照項目管理的要求進行各子模塊的自定義搭建。
    業(yè)務(wù)擴展平臺
    建筑行業(yè)項目管理模塊可依托匯高自身強大的業(yè)務(wù)擴展平臺，按照P(計劃)——D(實施)——C(檢查)——A（分析）循環(huán)管理思想，緊緊圍繞項目進度目標、成本管控、安全質(zhì)量來開展，以信息技術(shù)為手段，形成一個全面、規(guī)范、動態(tài)、高效的項目管理體系，實現(xiàn)對項目全方位、全過程管理。
    項目動態(tài)控制
    從業(yè)務(wù)流程分析，包含項目立項、項目基本信息管理、投標管理、證件管理、合同履約管理、資金控制、項目施工日志、項目竣工驗收、項目文檔管理等等全過程各項業(yè)務(wù)，在過程控制上真正實現(xiàn)項目動態(tài)控制，對進度/質(zhì)量/收益進行全面跟蹤和動態(tài)預(yù)測，解決項目現(xiàn)場分散，管理半徑大、監(jiān)督難的問題，最終為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的項目領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控平臺，便于領(lǐng)導(dǎo)一站式統(tǒng)覽全局。
    業(yè)務(wù)過程管控
    以項目過程管理為核心，項目各階段節(jié)點的審批與記錄成體系組織并按項目匯總記錄及資料信息，主要通過標準化的單據(jù)、規(guī)范化的流程實現(xiàn)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程的控制，有效防止業(yè)務(wù)漏洞。
    計劃執(zhí)行管理
    以綜合計劃執(zhí)行管理為核心組織建立成體系的項目計劃、執(zhí)行、檢查、預(yù)警相關(guān)控制程序，杜絕超付現(xiàn)象和變更黑洞。
    強大報表體系
    建立報表體系，輔助匯總分析項目數(shù)據(jù)，為項目決策人隨時提供多方位的價值評估和風險分析；有效的項目成本控制應(yīng)該從合同管理開始，利用合同管理、資金管理實現(xiàn)對收支監(jiān)控的電子化和自動化，有效控制項目成本。

    證件管理

    功能可以涵蓋證件登記、證件資源臺賬、證件借出、證件歸還、證件注冊/增項/年檢、培訓(xùn)管理、證件到期信息信息管理等

    • 匯高可以結(jié)合公司實際證件業(yè)務(wù)管理制度和流程自定義搭建“證件管理”模塊，功能可以涵蓋證件登記、證件資源臺賬、證件借出、證件歸還、證件注冊/增項/年檢、培訓(xùn)管理、證件到期信息信息管理等，通過信息化手段實現(xiàn)證書的科學(xué)化管理，從根本上解決建筑企業(yè)證書管理的痛點和難點。

    • （1）建立集中的證件資源信息庫，方便實時了解公司證件的資源利用情況，對各證件類型、證件數(shù)量及證件持有人信息及時掌握，實現(xiàn)統(tǒng)一管理；

    • （2）對證件資源的流動過程進行規(guī)范化管理，包括證件的借出、歸還、注冊/增項/年檢等，方便了解每一個證件狀態(tài)，證件所在項目、責任人等，以實現(xiàn)公司證件資源利用效益最大化；

    • （3）能夠?qū)崟r了解公司各證件的到期時間、繼續(xù)教育培訓(xùn)時間，方便公司對證件培訓(xùn)進行集中化、規(guī)范化管理；

    • 人員信息登記

      證件管理

    • 新建造價員

      建造師配套信息表

    • 證件登記表

      證件需求表

    投標管理

    涵蓋從搜集市場信息、信息立項并跟蹤、招投標文件的購買、資格的內(nèi)部審查、項目前期勘察的記錄、投標預(yù)算文件的審核、投標保證金的申請、競爭對手請款的分析、項目招待費的統(tǒng)計等功能

    • 匯高投標管理模塊功能可以涵蓋從搜集市場信息、信息立項并跟蹤、招投標文件的購買、資格的內(nèi)部審查、項目前期勘察的記錄、投標預(yù)算文件的審核、投標保證金的申請、競爭對手請款的分析、項目招待費的統(tǒng)計等功能。通過投標管理模塊，使建筑公司建立簡潔明了的市場信息和投標清單條目，幫助用戶建立企業(yè)過往投標情況、企業(yè)投標資源信息資料庫等，并對它們進行管理和分析，為投標分析、投標報價和投標決策提供充分的輔助信息。

    • （1）能夠隨時了解經(jīng)營部工作情況、工作進展；

    • （2）能夠隨時了解在投項目基本概況、資質(zhì)要求和我方投標的準備情況；

    • （3）能夠隨時了解經(jīng)營部月度、季度、年度產(chǎn)生的投標商務(wù)費用成本支出情況；

    • （4）能夠隨時了解所有在投項目投標保證金占用情況及保證金的退回情況；

    • （5）規(guī)劃化在投項目投標報價及清單明細審查工作；

    • （6）對標書購買、資質(zhì)自審、項目勘察等投標過程進行相關(guān)記錄，加強投標風險管控；

    • 投標管理

      投標項目收費審批

    • 新建審批單

      投標文件編制交底

    成本管理（合同管理 + 費用預(yù)算管理）

    • 可以借助匯高工作流引擎將企業(yè)各項管理審批制度進行規(guī)范落地，強化執(zhí)行力，通過流程智能化電子化自動流轉(zhuǎn)，提高審批效率，減少人為因素或人情文化造成的經(jīng)營風險，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理全過程標準化、規(guī)范化、透明化。

    • （1）充分解決成本統(tǒng)計處理信息量龐大，手工統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)又滯后、手工反追溯查詢能力差的問題；

    • （2）幫助企業(yè)及時監(jiān)控各項直接成本，項目實際成本容易超出目標成本和中標價，有預(yù)算無控制，項目成本目標成為空談；

    • （3）在費用報銷業(yè)務(wù)、合同款付款業(yè)務(wù)執(zhí)行后，系統(tǒng)自動生成成本支出統(tǒng)計報表，可以為建筑企業(yè)詳細展示每一個項目的已發(fā)生的成本支出情況（包括分包工程款支出、材料款支出、勞務(wù)費用支出、設(shè)備租賃費用支出、間接費用支出）、待發(fā)生的成本明細情況、匯總情況；

    • （4）幫助企業(yè)及時監(jiān)控各項直接成本、間接成本（管理費用+運營費用）是否在預(yù)算控制范圍內(nèi)，生成目標預(yù)算與實際執(zhí)行情況對比分析，幫助領(lǐng)導(dǎo)實時掌握項目利潤動態(tài)；

    合同管理

    實現(xiàn)合同的統(tǒng)一管理，可控、可知

    • 匯高可以結(jié)合建筑公司的合同管理需求自定義搭建適合企業(yè)應(yīng)用的合同管理應(yīng)用模塊，涵蓋與甲方的項目承包合同、勞務(wù)分包合同、材料采購合同、設(shè)備租賃合同的在線審批流轉(zhuǎn)，合同臺賬自動生成方便查詢；合同付款申請-審批（審批過程中可以與相應(yīng)合同進行關(guān)聯(lián)，自動帶出合同數(shù)據(jù)、歷史付款記錄及付款數(shù)據(jù)，如累計已支付金額、累計已支付比例、還有多少沒付等），合同變更管理，財務(wù)票據(jù)管理等，能夠?qū)崿F(xiàn)按照公司架構(gòu)體系、崗位權(quán)責體系進行智能化自動流轉(zhuǎn)及相應(yīng)權(quán)限控制，支持自定義查詢，自動生成指定格式的合同執(zhí)行統(tǒng)計分析報表方便領(lǐng)導(dǎo)查看，實現(xiàn)合同的統(tǒng)一管理，可控、可知。

    • 合同臺賬

      費用收支

    • 審批表帶附件

      工程付款審批表

    費用預(yù)算管理

    實現(xiàn)預(yù)算的可控、可知、可預(yù)警

    • 匯高可以結(jié)合建筑公司的費用管理需求自定義搭建適合企業(yè)應(yīng)用的費用預(yù)算管理應(yīng)用模塊，含公司日常行政辦公管理費用、項目運營類費用支出的管理。涵蓋費用科目類別設(shè)置、費用項目設(shè)置，年度/月度預(yù)算編制呈報審批、項目/行政辦公費用申請、項目/行政辦公費用報銷、費用結(jié)轉(zhuǎn)、預(yù)算計劃執(zhí)行統(tǒng)計分析報表等，與合同管理中合同付款進行數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)預(yù)算的可控、可知、可預(yù)警。

    • 類別設(shè)置

      費用管理

    • 運營費用申請表

      差旅費報銷單

    項目管理

    通過項目動態(tài)信息電子化管理，形成項目信息庫，實現(xiàn)有效及時管控

    • 通過匯高信息化平臺幫助建筑企業(yè)進行項目動態(tài)信息的電子化管理，形成項目信息庫，解決跨地區(qū)多項目同時施工建設(shè)帶來的海量數(shù)據(jù)信息分散的問題；并通過電子化手段實現(xiàn)各項目內(nèi)部管理小組定責定崗、涵蓋項目計劃編制、項目進度匯報、施工現(xiàn)場形象進度圖片上傳、施工日志填報、項目進度信息臺賬，規(guī)范項目現(xiàn)場安全工作及質(zhì)量巡檢工作制度執(zhí)行，解決施工建設(shè)過程施工日志實時上報、施工過程聯(lián)絡(luò)單、監(jiān)理會議及報告、進度計劃、工作周報等不能有效及時管控的問題。

    • 項目信息登記 1

      項目信息登記 2

    資料管理

    通過項目動態(tài)信息電子化管理，形成項目信息庫，實現(xiàn)有效及時管控

    • 匯高提供文檔知識管理平臺，支持樹形無限級電子化文件庫搭建，幫助企業(yè)對工程項目中的圖紙、合同、合格證等各種紙質(zhì)資料，以及現(xiàn)場照片、監(jiān)控錄像等電子資料實現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范的管理。

    • （1）海量化檔案庫：實現(xiàn)電子檔案和資料的海量化存貯；

    • （2）規(guī)范化業(yè)務(wù)流程：資料歸檔流程，實體資料的借閱與歸還，應(yīng)歸還資料預(yù)期提醒；

    • （3）歸檔計劃與歸檔核查：保證應(yīng)歸檔資料不會缺失；

    • （4）方便快捷的檢索與查詢：檔案和資料的在線檢索和查詢，檔案目錄的檢索和查詢，電子資料的在線下載；